Recebeu apoio do IEFP para seus projetos? Ótimo! Mas, para garantir que tudo corra bem e evitar surpresas em auditorias, a organização é fundamental. O Instituto do Emprego e Formação Profissional (IEFP, I.P.) e outras entidades competentes podem realizar ações de acompanhamento, verificação, auditoria ou inspeção a qualquer momento.
Para te ajudar a estar sempre a postos, preparamos um guia simples sobre como montar o seu dossier interno de projetos apoiados pelo IEFP. Manter essa documentação em dia é crucial para a conformidade e para o sucesso contínuo do seu projeto.
O Que Incluir no Seu Dossier IEFP?
Recomendamos que você organize um dossier para cada candidatura aprovada, contendo os seguintes documentos essenciais:
- Documentação da Candidatura: Cópia completa da sua candidatura, anexos, a decisão de aprovação, o termo de aceitação e qualquer correspondência trocada com o IEFP.
- Contratos dos Colaboradores: Os contratos de trabalho de todos os colaboradores que foram apoiados pelo programa.
- Fichas dos Colaboradores: Dados identificativos, funções, vencimento, data de início, apólice de seguro, IBAN e cópias dos documentos de identificação de cada um.
- Seguro de Acidentes de Trabalho: A apólice e os comprovativos de pagamento correspondentes.
- Comprovativos de Vencimento: Recibos de vencimento e os comprovativos de transferências bancárias.
- Pagamentos de Impostos e Contribuições: Evidências do pagamento à Segurança Social e das retenções na fonte à Autoridade Tributária.
- Dados Bancários da Entidade: Comprovativo do IBAN da sua empresa.
- Certidões de Regularidade: Certidões que comprovem sua situação regularizada perante a Segurança Social e a Autoridade Tributária.
- Certidão Permanente Atualizada: Documento atualizado da sua entidade.
- Comprovação de Contabilidade Organizada: Documento que prove que sua empresa possui contabilidade organizada, conforme a lei.
- Registo Contabilístico dos Apoios: O registo dos apoios concedidos pelo IEFP na conta 75 (Subsídios à Exploração) da sua contabilidade.
- Evidências de Publicidade: Fotos ou outros comprovativos do material de publicidade e comunicação referente ao apoio, incluindo a afixação do cartaz nas instalações.
Lembre-se: Toda essa documentação deve estar disponível tanto em formato físico quanto digital.
Manter seu dossier organizado não é apenas uma obrigação, é uma prática inteligente que demonstra profissionalismo e conformidade, garantindo a tranquilidade da sua empresa em futuras verificações. Se precisar de ajuda para organizar seu dossier ou tiver dúvidas, estamos à disposição para auxiliar!